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Correspondência comercial por e-mail

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Imagine por um momento que seu ente querido vai longe, e você o verá em breve. Mas o desenvolvimento moderno da humanidade oferece muitas maneiras de se comunicar e manter contato. Além do telefone, também há cartas. Postal e eletrônico comum. Quais são melhores?

Bem, se você e seu destinatário em potencial não têm a Internet em mãos, a questão desaparece por si só. Mas se houver essa oportunidade? Obviamente, o e-mail é muito mais conveniente e rápido, mas é bom ter em mãos as páginas escritas por sua pessoa querida.

"Eletricidade" das letras este é sem dúvida um novo nível de comunicação. Mas depois da velocidade, algumas vantagens das cartas são perdidas. 90% dos serviços de correio eletrônico não me permitem me expressar na escolha de papel, cor e caligrafia. Apenas alguns, e mais recentemente, forneceram ao usuário uma enorme seleção de "papel" - fundo, cor de letras e fontes. Mas ainda assim ...

Pessoalmente, tenho o prazer de receber cartas em uma caixa postal regular, é bom ter um envelope comum nas mãos. E, às vezes, é bom levar um tempo para enviá-lo. Afinal, a velocidade nem sempre é boa.

Ainda assim, algo se perde nos e-mails ... a arte de escrever cartas se perde ... A assinatura é adicionada automaticamente ... há pouco espaço para a individualidade ... há pouco espaço para a alma.

Não, é claro, existe uma alma, mas, no entanto, um conjunto de caracteres no teclado e na caligrafia são duas coisas diferentes. E a energia deles é diferente. Com a caligrafia, os psicólogos profissionais podem determinar não apenas o humor de uma pessoa no momento da redação, mas também problemas internos, pode criar uma imagem psicológica de uma pessoa.

Costumava haver um todo etiqueta escrita. Dependendo do status e da posição do destinatário, o motivo da carta e os relacionamentos pessoais entre as pessoas. Endereço ou papel incorretamente selecionado pode estragar muito a atitude do destinatário em relação ao autor da carta e concluir que o último não é instruído. Você deve admitir que essas sutilezas são perdidas no e-mail e na cultura da escrita em geral. Você pode comparar como as cartas foram escritas por nossos pais e avós e como são feitas agora. Sem mencionar o fato de que geralmente é impossível comparar exemplos contemporâneos do gênero epistolar com os da época de Alexander Pushkin.

Agora, o máximo que está sendo feito é estudar as regras de etiqueta comercial em cartas comerciais. E então - agora é mínimo. Grandes liberdades e simplificações são permitidas na correspondência comercial eletrônica entre parceiros de negócios. E as cartas postais são limitadas à entrega dos contratos originais pelo correio.

O triste é que as pessoas, querendo acelerar o processo, privam a si mesmas e ao destinatário de tais insignificâncias agradáveis ​​que só podem ser alcançadas com uma carta escrita pessoalmente. A corrida pela velocidade não nos permite parar e respirar fundo. Nossos ancestrais, vivendo neste mundo, são muito menores do que o habitante médio moderno do planeta Terra, tinham muito mais tempo livre do que nós. Tudo isso é incrível. Correndo como se estivesse em um círculo vicioso.

Você se lembra de como antes as crianças escreviam cartas para turmas inteiras de crianças das repúblicas fraternas? E então, por muitos mais anos, eles corresponderam, mantidos em contato. Mas, de fato, o que os conectou? Apenas letras. E eles vieram se visitar, e então eles eram amigos de famílias. E agora você responderá a uma carta de um estrangeiro de outro país, que o carteiro colocou na sua caixa de correio? Muito provavelmente, você acha que isso é uma piada estúpida ou é uma farsa. Em geral, é improvável que você responda. Que pena.

Escreva cartas um para o outro! Pense em um velho amigo de infância que foi morar em outro país! Tire um tempo antes de tudo por si mesmo!

Ao escrever e-mails, todos os campos fornecidos devem ser preenchidos

As regras de correspondência comercial por e-mail obrigam o remetente da carta a preencher todos os campos fornecidos no e-mail, como endereço e nome do destinatário e remetente da carta. Certifique-se de descrever o tópico, que descreve brevemente a essência da carta enviada. Muitas vezes, o destino da carta enviada e a velocidade de resolução do problema descrito dependem do tópico descrito corretamente. Um e-mail comercial deve começar com uma saudação - essa é uma expressão direta de respeito pelo destinatário e é muito importante na correspondência. Após a saudação, o texto chamado "corpo da letra" deve seguir e, no final, é deixada uma assinatura, por exemplo, "Atenciosamente, Brisov Pyotr Ivanovich".

Saudação na correspondência comercial

Nesse ponto, vale a pena concentrar ainda mais sua atenção, pois um gesto de respeito é muito importante em qualquer aspecto das comunicações comerciais. A melhor frase de boas-vindas é "Boa tarde" ou "Olá". A correspondência comercial por e-mail limita o remetente ao uso das frases “boa noite” ou “bom dia”, pois o destinatário pode ler a carta muito depois do recebimento. Também não é correto usar as expressões coloquiais usadas na comunicação informal em uma saudação.

Após a saudação da palavra ou frase, você deve entrar em contato com o destinatário por nome e por nome e, se o nome for desconhecido do remetente, poderá pular este momento. Após o discurso de boas-vindas, você pode declarar o objetivo da carta.

Arquivos anexados na correspondência comercial por email

Se o principal objetivo da carta não é apenas uma narração e uma declaração escritas da essência do problema, mas também o envio do arquivo, é melhor anexar o objeto encaminhado em primeiro lugar. Muitas vezes acontece que muitos remetentes, por desatenção, tendo declarado a essência da questão no texto da carta, esquecem de anexar o anexo necessário. Essa negligência pode afetar adversamente a reputação comercial do remetente da carta comercial.

O endereço de email deve ser reconhecível e conciso

As regras de correspondência comercial por e-mail obrigam o remetente a ter um nome eletrônico reconhecível, que deve conter informações verdadeiras sobre o nome do remetente. Cartas e apelações oficiais não parecem muito concisas e tolas quando expressões ou palavras informais são indicadas no endereço de email, por exemplo, o endereço de email limon_petya. Parece muito sólido para um adulto. Para correspondência comercial, é melhor criar um email separado e observar a etiqueta da correspondência comercial por email.

Usando a função Resposta rápida (resposta) para responder às cartas recebidas anteriormente

A função Responder ou Resposta (de forma abreviada, parece Re :) ajuda o usuário a responder rapidamente às mensagens enviadas anteriormente pelo remetente. Essa função também tem a capacidade universal de ler a correspondência anterior com o interlocutor sobre um determinado tópico. Mas as regras de correspondência comercial por email obrigam o remetente a renomear o assunto da carta comercial, se durante a correspondência a essência da discussão for alterada.

Antes de enviar uma carta comercial, a revisão deve ser feita quanto a erros de ortografia e pontuação.

O email simplifica a troca de informações, mas durante a correspondência comercial, não negligencie as regras do idioma russo, pois um erro descuidado pode afetar a autoridade do remetente. Antes de enviar uma carta, revise o texto várias vezes e verifique cuidadosamente a presença de erros de pontuação e de escritório. Muitos clientes de email têm uma função de verificação ortográfica; portanto, preste atenção às palavras sublinhadas com uma linha vermelha. Se você tiver dúvidas sobre a ortografia, procure ajuda na Internet ou verifique a ortografia usando um dicionário ortográfico.

O campo do destinatário deve ser preenchido pela última vez

Para evitar o envio de cartas inacabadas ou não editadas, o endereço do destinatário da carta comercial deve ser inserido no último momento antes do envio. Essa regra também está incluída no básico das comunicações de email comercial. Ocorre que, ao preencher o campo do destinatário, o email pode oferecer uma lista de destinatários usados ​​anteriormente; aqui você também deve prestar atenção para não enviar por engano uma carta comercial a um destinatário de terceiros.

Estruturando uma carta comercial

As regras para a estruturação de texto aplicam-se não apenas à mídia em papel, mas também às regras de correspondência comercial por email. Nem sempre é conveniente para o destinatário ler grandes quantidades de texto de letras na tela do monitor. Para simplificar esse ponto, você deve dividir o texto em pequenos parágrafos formados logicamente e evitar frases complicadas ao escrever o texto das cartas comerciais. O tamanho ideal de uma frase em uma carta comercial não deve ser superior a quinze palavras.

A essência da carta comercial deve ser exposta no mérito

Além do tópico especificado da carta comercial, o destinatário também deve estar interessado nas primeira e segunda frases claramente formuladas do texto principal. A tarefa do remetente é declarar no início da carta a essência do problema ou pergunta sobre a qual ele se dirige ao destinatário. A primeira frase deve indicar a finalidade para a qual a carta comercial é enviada. Amostra: “Informamos que os termos da obrigação nos termos do contrato nº 45, de 2 de janeiro de 2017,“ Sobre o fornecimento de materiais a granel ”estão chegando ao fim. Para renovar o contrato, você deve enviar um pacote repetido de documentos. ” Graças ao objetivo designado, o destinatário tem a oportunidade de se aprofundar na idéia principal de uma carta comercial. Se o texto da carta for muito grande, é melhor usar a função de anexo do objeto como um anexo na forma de um documento de texto, mas, ao mesmo tempo, deixe um ensaio anexo que cubra a carta comercial com o campo de texto. Amostra: “Estamos enviando para revisão uma cópia eletrônica da carta da empresa“ Mak-Stroy ”. Pedimos que você informe sua decisão sobre a prorrogação do contrato nº 45, de 2 de janeiro de 2017, “Sobre o fornecimento de materiais a granel”, dentro do prazo indicado na carta. ”

Cada email comercial deve ser respondido.

Existem exemplos negativos de correspondência comercial em que o destinatário ignora a carta comercial por qualquer motivo. Às vezes, pode realmente haver casos em que a resposta não pode ser dada devido a determinadas situações, por exemplo, o prazo para resolver o problema pode levar vários dias ou o destinatário está pensando e não pode responder imediatamente à pergunta. Nesse caso, deve ser feito um breve comentário sobre esse assunto, por exemplo: “Olá, Petr Ivanovich. Recebi sua carta, mas hoje acho difícil responder, pois devo consultar a alta gerência. Vou relatar seu problema ao CEO da nossa empresa e dar uma resposta oficial até o final da semana. Respeitosamente, o gerente de vendas Ivan G. Belov. "

Vale lembrar que, se a resposta não for dada dentro de três dias úteis, o fato do silêncio do destinatário de uma carta comercial pode ser avaliado como ignorando e recusando a comunicação com o remetente.

Na preparação das respostas, as cartas devem responder a todas as perguntas colocadas

Se a carta enviada ao destinatário for interrogativa, ao compilar a carta, você deverá dar respostas às perguntas na ordem que está presente no texto recebido da carta comercial. Se houver perguntas, o remetente espera receber respostas específicas. Ao compor uma carta, as respostas não devem ser numeradas, você só precisa indicar o pensamento em ordem. Para responder a todas as perguntas feitas, primeiro você precisa reler a carta comercial recebida várias vezes e, se houver muitas perguntas, é melhor escrevê-las separadamente para não perder. Se for impossível responder a algumas das perguntas feitas, vale ressaltar que, no momento, por algum motivo, a resposta não pode ser dada.

Não abuse de abreviações, design emocional e letras maiúsculas

Existem exemplos negativos de correspondência comercial quando os remetentes a diluem usando sinais informais na forma de sorrisos. Seu uso é popular ao se comunicar nas redes sociais, no entanto, as regras da correspondência comercial não aceitam tais manifestações de emoções, pois o destinatário pode não conhecer seu verdadeiro significado e levá-las a um conjunto incompreensível de erros de pontuação.

Além disso, você deve se recusar a escrever o texto em letras maiúsculas. Na Internet, um conjunto de palavras escritas em letras maiúsculas é chamado de "frases chamativas" e, com mais freqüência, essas frases têm uma cor negativa. Ao ler uma carta comercial eletrônica, o destinatário pode considerar essa fonte negativamente, o que afetará negativamente a percepção do significado. Se você precisar enfatizar a importância de um momento em uma carta comercial, é melhor usar frases introdutórias, por exemplo: "Lembre-se de que você precisa fornecer um pacote de documentos para estender o contrato até 10/02/2017" ou "Observe que os documentos para a prorrogação do contrato deve ser apresentado antes de 10/02/2017. ”

Não transfira informações confidenciais por email

Para a transferência de informações pessoais ou confidenciais, é melhor recusar caixas de correio eletrônicas, pois existe uma ameaça de interceptação de informações por criminosos cibernéticos para uso em benefício próprio. Essas informações podem incluir: números de telefone, senhas de cartões bancários, contas bancárias pessoais etc. É importante lembrar que as informações são armazenadas no servidor do agente de correio e podem ser roubadas em caso de invasão.

A assinatura do remetente deve estar no final da carta.

Como mencionado anteriormente, cada carta enviada deve conter uma assinatura específica. Muitas vezes, os desenvolvedores de caixas de correio introduzem a função do bloco de assinatura, no qual você pode inserir seus dados na posição, nome e número de telefone do contato. Posteriormente, esse bloco será exibido automaticamente no final de cada letra, o que simplificará a digitação. É importante assinar a mensagem corretamente para que o destinatário possa entrar em contato com o remetente corretamente ao responder à carta. Um exemplo de assinatura pode ser assim: "Atenciosamente, Chefe de Vendas Petrov Nikolay Alexandrovich, +79810000000".

Tirando conclusões, pode-se observar que, para entender como conduzir correspondências comerciais por email, você não precisa aprender conceitos básicos adicionais e complexos. Só é necessário aderir às regras elementares de etiqueta e cumprir as normas da língua russa.

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